Карьера

Тайм-менеджмент и целеполагание

Знания
Управление временем для современного человека – основное понятие для построения программы личной эффективности и продуктивности, Святой Грааль для каждой амбициозной личности, будь то студент, предприниматель или домохозяйка. В системе быстрых жизненных изменений, затрудняются достижение важных для каждого из нас целей, неважно повышение это по службе, воспитание ребенка или создание собственного предпринимательского проекта.

Тайм-менеджмент — это управление временем. Точнее, комплекс навыков, направленных на повышение эффективности деятельности. Они помогают успевать больше, тратить меньше времени и добиваться лучших результатов в своей деятельности.

Зачем нужен тайм-менеджмент

Современному человеку очень часто не хватает времени. Мы бесконечно набираем скорость во всех сферах жизнедеятельности. Об этом говорят везде: близкие дома, коллеги на работе, бизнес-тренеры в интернете. На людей оказывают постоянное давление стрессы, которые только усугубляют спешку.
Прокрастинация – явление, с которым тайм-менеджмент призван бороться, и тесно связан. Неспособность концентрироваться и заниматься важными делами, постоянное отвлечение внимания на второстепенные занятия и посторонние раздражители — проблема современного общества.

Тайм-менеджмент предлагает систему подходов и методик, призванных бороться с прокрастинацией, беспорядком в работе и личных делах, а также способствуют росту личной эффективности. Он помогает избавиться от стресса в связи с постоянной нехваткой времени.
Приведём ряд базовых принципов, чтобы вывести логичную структуру подходов к тайм-менеджменту.

Мотивация

Сначала необходимо начать с анализа того, что вы планируете делать и для чего. Не нужно всё анализировать досконально, но если возникает серьёзный тупик в конкретной задаче, возможно, стоит посмотреть на ситуацию объективно. Постарайтесь понять, почему вы не можете или почему вам сложно над ней работать?

Список возможных причин выглядит следующим образом:
-      Для вас это дело не так важно, вы не видите в нем ценности и пользы;
-      Вы получаете негативные эмоции, когда выполняете задачу;
-      Вы не компетентны в решении поставленной задачи ;
-      Вас принудили к выполнению;
-      Вы не можете сконцентрироваться из-за внешних раздражителей и отвлечений;
-      Постоянно возникают задачи, которые вам кажутся более срочными и серьезными.
Советуем вам разобраться в этих вопросах. Если вы попадаете в такие ситуации регулярно, и все они в чём-то похожи, возможно, вы сможете выйти на какую-то более общую проблему.

Принцип планирования

После того, как вы провели анализ своих действий и предстоящих задач, наступает момент планирования. И это главное правило тайм-менеджмента. Начинаем с постановки цели (об этом мы позже поговорим более подробно), далее включаем её в план действий и начинаем путь по достижению цели. Если цель простая, то сразу приступаете к реализации и получаете результат. Выглядит просто. Но может возникнуть ряд трудностей.

Во-первых, не всегда и не всем людям просто начать планировать свой день или хотя бы рабочий распорядок.
Зачастую у людей возникают сомнения в том, что оно будет способно сделать нашу деятельность продуктивнее, облегчить жизнь. Возможно, вы не видите смысла в самом планировании.
Конечно, если в вашей жизни никогда не было планирования, то вначале будет тяжело. К этому процессу необходимо подойти осознанно и в ближайшее время он войдет в привычное занятие. На практике даже составленный заранее список покупок способен сэкономить массу ресурсов.
Составив список или чек-лист заранее, вы точно знаете, что вам нужно, и не тратите время на поиск или раздумья. Соответственно, действуете максимально экономично: сразу идёте в нужные отделы к стеллажам наиболее коротким путём.

Во-вторых, некоторые дела кажутся людям не настолько существенными, чтобы их как-то выделять. Что-то происходит неожиданно, поэтому иногда список бывает невозможно сформировать.
Необходимо начать с самого основного. Есть методики, согласно которым в базовом списке дел на день у вас должно быть не более 4 самых важных дел. Эффективность заключается в том, чтобы главные дела доводились до конца и занимали меньше времени. Конечно, не нужно описывать всё и сразу, оставьте место неожиданностям — они неизбежны.
Очень важно не забывать про отдых, поэтому обязательно оставьте для него местечко в своем графике!

В-третьих, вы можете начать думать: «Я не хочу быть роботом». Но попытайтесь ответить себе честно: сколько в действительности у вас свободного времени, которое вы можете потратить на отдых, общение с друзьями, семьёй?
Вспомните про свои проблемы со здоровьем. У многих, в том числе, молодых людей присутствует повышенная утомляемость, проблемы со зрением, нервное напряжение, хроническая усталость. Не является ли это в той или иной своей мере следствием неправильно организованного режима дня, работы, отдыха? Разумное планирование благоприятно скажется на вашем самочувствии.
Наконец, не придумывайте себе лишних проблем. Планирование — средство, а не цель. 
Не нужно изучать тайм-менеджмент с научной точки зрения всю жизнь. Планирование – это та сфера, где можно фантазировать и создавать самый удобный и эффективный список для себя.


Принцип структурирования

Как незаметно съесть целую коробку конфет? Ешьте по одной. Поступайте так же и с делами: если задача большая и сложная, разделите её на несколько частей и поэтапно решите её. Определите, в какие этапы и сроки она приблизительно должна уложиться, какой порядок и очерёдность следует соблюдать. Такой способ поможет эффективно выполнить поставленные задачи и не опустить руки на пути к результату.

Матрица управления временем

Стивен Р. Кови в своей классической книге «7 навыков высокоэффективных людей» приводит такую схему, которую ещё называют матрицей Эйзенхауэра.

Квадрат I - сделать составляют срочные важные задачи, требующие много внимания и энергии. Полная концентрация на данном квадрате – это главная ошибка деловых людей. У них не остаётся времени на то, чтобы найти новые приоритеты, возможности и начать двигаться вперёд. Постоянное нахождение в этом квадрате оказывает сильное психологическое давление и  может привести к выгоранию.
Квадрат III - делегировать и квадрат IV - удалить представляют срочные дела. Люди погружаются в срочные дела, забывая о долгосрочных задачах. Порой приоритетность выполнения этих задач обоснованна только интересами других людей. Концентрация сил в этих квадратах не даст должных и результатов и не приведет к личностному росту.
Наконец, квадрат II - запланировать — он является основой персональной эффективности. Люди, которые способны отложить псевдосрочные дела и заняться долгосрочными, стратегическими вопросами, оказываются впереди в любой перспективе. Они работают над основой построения своего жизненного и карьерного пути. Вырабатывают полезные навыки, связи, создают прочную материальной и методологической опорой. Именно на этих основаниях их планы и начинания дадут всходы через некоторое время. Этот блок можно назвать фундаментом для перспективных свершений.

Успешный человек кардинально отличается от неудачника. И начинается путь к успеху с чёткого осознания своей цели. Успешный человек всегда точно знает, чего он хочет. Все его действия направлены на достижения этих целей.
Если же у вас нет собственных целей — вам неизбежно придётся работать на выполнение чужих.
Умение много работать — это ещё не всё. Некоторые люди трудятся, не покладая рук, на двух и трёх работах, еле-еле сводя концы с концами. Они не смогли добиться успеха своей работой.

Целеполагание — эффективное управление своим временем, умение формировать свои цели и реализовать их самыми экономичными способами.
Быстрый, эффективный и зримый результат интересует в первую очередь руководителей, менеджеров, владельцев бизнеса. Именно они сегодня стремятся овладеть секретами целеполагания, то есть узнать ответы на вопросы — как научиться правильно ставить перед собой цели и достигать их?
Целеполагание является управленческой функцией, которая составляет основу всей деятельности руководителя. Управленец должен определить общее направление, в котором должна развиваться организация. Кроме того, обязанность руководителя — ставить чёткие цели не только лично перед собой, но и перед подчинёнными, то есть перед коллективом в целом.

Существует план-схема, позволяющая представить себе процесс целеполагания:
-      Сформулировать собственные цели.
-      Записать их на бумаге.
-      Разработать план действий по достижению целей.
-      Совершить первый шаг.
-      Продолжать работать над достижением.
-      Отметить момент, в который цель достигнута.
Цели должны быть реалистичными, положительными, они должны ограничиваться определёнными сроками.

Что такое SMART-цели

SMART — метод постановки целей. Он позволяет сформулировать реалистичную и измеримую цель, определить сроки и необходимые ресурсы для ее достижения.
SMART-цель должна быть:
S — Specific — конкретной;
M — Measurable — измеримой;
A — Achievable — достижимой;
R — Relevant — значимой;
T —Time bound — ограниченной во времени.

Specific — конкретная цель
Цель по SMART должна быть конкретной, чтобы ее нельзя было интерпретировать по-разному. Она должна задавать направление работы. Если цель сформулирована не конкретно, вероятность, что при выполнении задач все «побегут в разные стороны», увеличивается в разы.
Что нужно помнить:
SMART-цель отвечает на вопрос «Что делать?»:
Одна SMART-цель — один результат. В компании может быть несколько приоритетных направлений развития — формулируйте по одной цели для каждого направления.
Вопросы для постановки конкретной SMART-цели:
Какого результата хотите достичь с помощью выбранной цели?
Почему именно эта цель поможет в достижении необходимого результата?
Выбранная цель соответствует стратегии компании?
Measurable — измеримая цель
SMART-цель должна измеряется количественно, чтобы можно было определить, насколько вы приблизились к результату. В противном случае проследить прогресс будет невозможно.
Вопросы для постановки измеримой SMART-цели:
Как понять, что цель достигнута?
Над каким показателем необходимо работать, чтобы достигнуть цели?
Achievable or Attainable — достижимая цель
SMART-цель должна быть достижимой. Должна открывать новые возможности, а не становиться заоблачной планкой. Но при этом SMART-цель должна быть достаточно амбициозной и не слишком простой для достижения. Нужно соблюдать баланс.
Что нужно помнить:
Цель по SMART формулируется, исходя из возможностей компании: опыта и знаний сотрудников, объема инвестиций, ситуации на рынке.
Недостижимые цели демотивируют команду. Ощущение, что цель невыполнима, делает сотрудников невовлеченными.
Цель должна быть амбициозной. Заниженные показатели не мотивируют команду на результат и не выведут компанию на новый уровень развития.
Вопросы для постановки достижимой SMART-цели:
Реально ли добиться этой цели в установленные сроки?
Что может помешать достижению результата?
Опыта и знаний команды достаточно для выполнения цели?
Relevant — значимая цель
SMART-цель должна соответствовать потребностям компании и трендам. Значимая цель приблизит вас к достижению глобальных стратегических задач.
Что нужно помнить:
Значимая SMART-цель соответствует стратегии компании и не противоречит другим целям.
Достижение значимой цели должно вывести компанию на новый уровень развития.
Вопросы для постановки значимой SMART-цели:
Какие преимущества получит компания после достижения цели?
Выбранная цель соответствует стратегии компании?
Что произойдет, если цель не будет достигнута?
Time bound — ограниченная во времени цель
Оптимальный срок достижения SMART-цели — три месяца, полгода или год. Более длительный срок может расфокусировать команду. Если цель выбрана на три года, часть сотрудников забудет о ней, а сама цель потеряет актуальность.
Цель с конкретным дедлайном помогает определить ход работы команд и спланировать задачи на установленный период.
Что нужно помнить:
Декомпозируйте долгосрочные цели — если дедлайн цели больше трех месяцев, определите промежуточные этапы. Они помогают контролировать прогресс.
Про цели с дедлайном больше года могут забыть. Максимальный приемлемый срок — один год.
Вопросы для постановки ограниченной во времени SMART-цели:
Сколько понадобится времени, чтобы достигнуть цели?
На какие промежуточные этапы цель будет разбита?

Колесо баланса

Наверняка вы слышали о таком. Это один из известных методов анализа текущего состояния жизни, «мгновенный срез». Его придумал Пол Дж. Майер, американский бизнесмен, миллионер и мотивационный коуч. Колесо баланса — это круг, разделенный на сектора. Обычно их 8, но можно сделать и больше, если хотите. Каждый сектор — сфера жизни:
-      Карьера
-      Семья
-      Друзья
-      Здоровье
-      Хобби
-      Деньги
-      Отдых
-      Cаморазвитие

Можете добавить, например, «спорт», «внешний вид» или «творчество» — что угодно.
Теперь вам нужно оценить по десятибалльной шкале, насколько вам нравится текущее положение дел в каждой из сфер: 0 — полный провал, 10 — все супер. Ноль будет в центре круга, десятка — на окружности.
Заштрихуйте сектора до уровня, который вы определили. Получилось ровненькое колесо? Вряд ли. Обычно считается, что значения 0-3 тревожные, 4-7 — требуют внимания, а 8-10 близки к идеалу. Те сферы, которые «проседают», и будут вашими точками роста.
Прикладывая усилия для дополнительного развития каких-то сфер жизни, мы делаем наше колесо более ровным. То, на чем мы концентрируемся, развивается ускоренными темпами и подтягивает за собой все остальное. Энергия и ресурсы всегда идут в направлении наших мыслей и дел, это закон. Колесо начинает крутиться, ускоряя нашу жизнь, а мы получаем больше возможностей, впечатлений и удовольствия. Ради этого все и затевается. Кстати, если вы получите средние цифры по всем сферам, это не значит, что ваша жизнь серая и унылая. Просто вы не до конца раскрываете свой потенциал.

Ну и в конце нашей статьи оставляем вам полезную подборку книг по тайм-менеджменту и целеполаганию!

  1. Дэвид Аллен «Как привести дела в порядок. Искусство продуктивности без стресса»
  2. Глеб Архангельский «Тайм-драйв: как успевать жить и работать»
  3. Тимоти Феррис «Как работать по 4 часа в неделю и при этом не торчать в офисе «от звонка до звонка», жить где угодно и богатеть»
  4. Алан Лакейн «Искусство успевать»
  5. Реджина Лидс «Полный порядок. Понедельный план борьбы с хаосом на работе, дома и в голове»
  6. Б.Моран, М.Леннингтон «12 недель в году»
  7. В.Джонсон «52 понедельника»
  8. Дж.Кэнфилд, М.Хансен, Л.Хьюитт «Цельная жизнь»
  9. Ш.Кови «Как достичь цели»
  10. Б.Шер «О чем мечтать»